¿Estás considerando implementar un ERP para tu empresa? Además de ser una decisión inteligente, ayudará a incrementar la rentabilidad de tu organización y la eficiencia de tus colaboradores.
Hoy en el blog de Cimatic te contaremos cuáles son los pasos que debes seguir para la implementación de un ERP en tu empresa.
Paso 1. Detectar las necesidades de la empresa
Si estás considerando implementar un ERP en tu empresa, lo primero que debes analizar es si realmente es la solución para ciertos problemas que se presentan en el día a día. Puedes realizar un análisis con los jefes de cada departamento para detectar los cuellos de botella que se presentan y detectar si un ERP es la herramienta que les ayudará a solucionarlos.
Paso 2. Búsqueda de proveedor
Su has llegado a la conclusión de que un ERP será de gran ayuda para la organización, el siguiente paso es buscar a un proveedor de software que te guíe en los siguientes pasos de la implementación. Al elegir un consultor, más que enfocarte en los costes, debes pensar en la funcionalidad de los módulos ya que este punto es clave en el retorno de inversión.
A grandes rasgos, te recomendamos elegir a un proveedor con experiencia en el sector económico al que pertenece tu empresa. De este modo, la implementación del software será más exitosa ya que se enfocará en los cuellos de botella y posibles problemáticas que se presenten en el sector industrial y en tu empresa en particular.
Paso 3. Planeación
Esta etapa consiste en la planeación de los recursos que van a formar el proyecto, tanto humanos como tecnológicos. Además, aquí se empezarán a definir flujos de trabajo, detectar tareas que puedan ser automatizadas y a hablar con los equipos de trabajo involucrados para que estén conscientes de que se implementará un ERP.
El consultor que hayas elegido podría recomendar un cronograma de actividades para arrancar con el proyecto y evitar pérdida de productividad en los empleados. Además, podría ser necesario armar una bitácora para dar seguimiento a cada actividad a realizar.
Paso 4. Entendimiento de la empresa
Aunque los consultores tengan experiencia con otras empresas del mismo sector que la tuya, lo cierto es que no conocen tus procesos de trabajo, los departamentos que conforman a tu empresa ni otros pormenores que caracterizan a tu organización.
El consultor debe comprender todos estos procesos, analizarlos y crear gráficos y mapas con los objetivos de la empresa a mediano y largo plazo, así como los módulos que la ayudarán a alcanzar estas metas.
Con base en esos análisis, el consultor determina los procesos, tiempos y recursos que se destinarán a la implementación y que conformarán las soluciones con las que contará la organización.
Por ejemplo, la empresa puede haberse interesado en el ERP para optimizar el manejo de inventarios y, además, el consultor podría detectar áreas de oportunidad en los departamentos de contabilidad.
Paso 5. Plan de transición
Una vez aceptados los módulos que integrarán la implementación del ERP, la siguiente etapa es realizar un plan de transición en el que los colaboradores comiencen a adaptarse a las nuevas tecnologías involucradas en su trabajo.
Este plan de transición tiene el fin de que las tareas sigan efectuándose normalmente, y que los colaboradores vayan adaptándose poco a poco al ERP con una actitud abierta y positiva, sin temor a que sean reemplazados por la tecnología. Además, esto ayudará a que tengan mejores prácticas con el uso del ERP y lo aprovechen para potenciar su productividad.
Paso 6. Configuración del ERP
En esta etapa se configuran los módulos que conformarán al software. En la mayoría de los casos no es necesaria la instalación en el hardware de la empresa, ya que el sistema ERP puede ser en nube, lo que permite un ahorro de espacio y acceder a él desde cualquier dispositivo. Esto implica que la configuración se realizará directamente en el sistema, se dará de alta a los usuarios que aprovecharán el software y se definirán sus cargos y flujos de trabajo.
Paso 7. Migración de datos
Este punto es clave en la implementación del ERP ya que se formará una nueva base de datos para crear diferentes codificaciones que permitan identificar el origen de la información, compartirla, generar informes, entre otros objetivos.
Paso 8. Capacitación de personal
Aunque el personal ya haya estado consciente de la implementación del ERP, debe recibir formación específica una vez que el ERP esté configurado y la información cargada. El consultor debe dedicar el tiempo necesario para que los colaboradores que vayan a usar el ERP se sientan cómodos, comprendan sus nuevos flujos de trabajo y aprovechen al máximo las funcionalidades del software.
Paso 9. Puesta en marcha
Esta etapa podría considerarse la última ya que los colaboradores comenzarán a trabajar con la nueva herramienta y podrán a prueba la funcionalidad del ERP, pero también sus propias habilidades de resiliencia y productividad.
Paso 10. Seguimiento de la implementación
Esta es la última etapa para el consultor, quien debe mantenerse al pendiente de la implementación para resolver dudas, mitigar posibles riesgos de errores, generar análisis y estadísticas para medir la eficiencia antes y después de la implementación del ERP.
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