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Qué es un sistema de gestión de almacenes

Tiempo de lectura: 10 minutos

Conoce, ¿qué es un sistema de gestión de almacenes?

Uno de los problemas más frecuentes que aqueja a las empresas es la falta de control en su inventario, lo cual se refleja en un bajo rendimiento debido a que no se conoce con seguridad la cantidad de materias primas con las que se cuenta, así como las faltantes de suministros que ayudan en la elaboración de los productos.

De la situación anterior se derivan otros conflictos que perjudican el abastecimiento del almacén y las ventas, que son vitales para mantenerse en competencia. Es aquí donde la tecnología puede ayudar a gestionar eficientemente el inventario y sacarle el máximo provecho posible.

¿Qué es un WMS (sistema de gestión de almacenes)?

El sistema de gestión de almacenes, o WMS por las siglas en inglés de Warehouse Management System, es una solución tecnológica para la gestión de almacenes. Es un software que brinda un soporte robusto a las operaciones que se realizan a diario en un almacén y ofrece una visibilidad amplia de todos los recursos con los que cuenta la empresa.

Sin importar el nivel de inventario que cada compañía posea, el WMS resulta funcional debido a que mejora la organización de los procesos y el manejo de los inventarios en tiempo real. Por ello, hoy en día un software de gestión de almacenes se ha convertido en una herramienta imprescindible.

Los primeros sistemas WMS fueron un apoyo innovador para las empresas, pero sus funcionalidades se limitaban a dar a conocer el lugar de almacenamiento de cada materia. Con el tiempo y gracias a los avances tecnológicos, esto cambió por una gestión de las operaciones más amplia, que abarca desde la cadena de producción hasta la estantería donde se encuentran los productos a la venta.

Un Warehouse Management System tiene por objetivo mantener actualizados los valores de existencia de los recursos y productos, así como su ubicación dentro del almacén para conocer los movimientos que se han registrado y corroborar que coinciden con los ingresos y egresos del capital.

¿Cómo funciona un sistema de gestión de almacenes?

Un WMS es un sistema de funcionamiento sencillo, su diseño y estructura permiten agilizar los procesos relacionados con el control del almacén. Por lo tanto, se debe integrar por completo a cada una de las actividades para estar en contacto directo con las materias primas disponibles.

De esta manera, logra dar un seguimiento a cada producto desde la recepción, ubicación, hasta su distribución. Sin importar el sector o la magnitud de la empresa, el objetivo de este sistema es proporcionar la información necesaria para controlar y gestionar las operaciones de los almacenes.

Este sistema se vuelve un punto clave dentro de la cadena de suministro debido a que mantiene actualizado el movimiento de los materiales, administra las transacciones y obtiene información en tiempo real del inventario. Por todo ello, es una de las mejores herramientas para identificar crisis y oportunidades de mercado.

Funciones de un sistema de gestión de almacenes

A continuación, describiremos las funciones de un WMS que pueden mejorar los procesos y operaciones de los almacenes:

Funciones de entrada

El primer grupo de funciones implica tareas relacionadas con la recepción de productos en el almacén, las cuales son:

  • En los almacenes se reciben los productos sin paletizar y posteriormente son consolidades en los contenedores, al tiempo que se registran sus características para que sean ubicados más adelante en el almacén. Otros productos se reciben en contenedores con mercancía paletizada y que solo requiere validar los atributos logísticos para proceder a la ubicación. En otros casos, la recepción puede ser de productos procedentes de devoluciones, los cuales deben pasar por un proceso de control de calidad.
  • Captura de datos. La captura de información especificada en las etiquetas, como lotes de la carga, fechas de caducidad, peso de la carga, temperatura, número de serie, cantidad de mercancías que ingresaron y otros atributos logísticos que permiten conocer la mercancía que ingresó al almacén y ubicar sus características rápidamente.
  • Un WMS debe contar con generadores de etiquetas de códigos de barras para etiquetar a los contenedores, unidades de carga o cajas que se almacenen. De este modo se eliminan posibles errores en la manipulación y almacenamiento de mercancía.

Características del sistema de gestión de almacenes

Funciones de ubicación

En este grupo de operaciones se encuentra la gestión de la ubicación de la mercancía mediante diferentes reglas, el cross-docking, la reposición y consolidación.

  • Gestión de ubicación mediante reglas. Esta tarea consiste en elegir la ubicación ideal para colocar la mercancía en el almacén. Para esto, el WMS permite determinar parámetros para la rotación de productos, los tipos de contenedores para consolidar la mercancía, presentación de productos, tipos de mercancía que se almacena, nivel de toxicidad, peligrosidad o incompatibilidad entre productos para evitar que queden juntos, volumen de mercancía, entre otros.
  • Cross-docking. El cross-docking es un tipo de preparación de pedidos en los que no se debe colocar mercancía en stock, u operaciones de picking. De este modo, se ahorran los movimientos de carga ya que toda la gestión se realiza directamente desde el área de recepción.
  • Gestión de reposición y consolidación. Esta tarea se aplica en el área de recepción, como en el cross-docking. Se realiza en lugares donde se han establecido posiciones de picking en las que queda poco producto y se repone la mercancía que recientemente ingresó al almacén para que se reponga y haya suficiente stock y después se procede a la ubicación de la carga, en caso de que sobre.

Funciones de control del stock

Consiste en la gestión de los productos almacenados:

  • Visualización de mapa del almacén. Consiste en visualizar una representación gráfica de las estanterías para conocer detalles de las ubicaciones y su composición, tanto de los contenedores o unidades de carga, como de la mercancía.
  • Gestión de ubicaciones. Consiste en obtener la información sobre las posiciones, ubicaciones, bloqueos, dimensiones, características, zonas de almacenamiento, entre otros datos que se pueden consultar y modificar.
  • Calculo de rotación de los artículos. Se realiza en función de los movimientos de la mercancía durante un periodo establecido. Permite obtener estadísticas sobre el nivel de rotación de los productos.
  • Recuento e inventario. Esta función suele ser programable y realizarse para detectar posibles diferencias entre el stock real y el que se tiene en el sistema.

Funciones de salida

Son funciones que se realizan para dar salida a la mercancía del almacén. Las más frecuentes son:

  • Gestión de la preparación de la carga. Cubre las agrupaciones de los pedidos, la asignación de tareas de expedición, operadores, agrupamiento de productos, entre otras.
  • Procesos de picking. Consiste en determinar los procesos de preparación de pedidos para que se realicen de forma correcta y en el menor tiempo posible y con el menor número de movimientos.
  • Consiste en etiquetar los bultos, unidades de carga paletizadas o cajas para identificarlas.
  • Documentación de despachos. Consiste en documentar la información de las mercancías que salen del almacén.
  • Carga de despachos en vehículos. Es una función que permite controlar la calidad de los envíos para evitar el despacho de mercancías a clientes que no las solicitaron.

Además de estas funciones, se encuentran otras, como la generación de métricas y analíticas para obtener datos en tiempo real sobre mercancías que entraron y salieron, nivel de rotación, fechas de envío a clientes, que permiten determinar costes de almacenamiento y distribución, tasa de cumplimiento de entregas, entre otros factores que indican el éxito de las operaciones.

Tipos de sistemas de gestión de almacenes

Existen tres tipos de WMS, cada uno tiene sus ventajas e inconvenientes y es importante conocerlas para elegir el mejor software.

WMS autónomo/independiente

Son sistemas que se implementan en la instalación de la empresa ya que se basan en su propio hardware. Permiten un control estricto sobre la información, pero su costo puede ser muy alto por el tipo de infraestructura que se debe adquirir.

Integrado con ERP

Son sistemas que se integran como módulo a un software de planificación de recursos empresariales (ERP). Tienen un sinnúmero de ventajas ya que ayudan a incrementar la eficiencia de las operaciones, a brindar mejores experiencias a los clientes, a simplificar tareas complejas o automatizar procesos redundantes o repetitivos.

WMS en la nube

Es una versión del anterior, en el que no se necesitan los servidores de la empresa para acceder a la información, lo que implica el acceso al software de forma remota, a cualquier hora y desde cualquier lugar, facilitando el trabajo remoto.

WMS basado en SCM

También es una solución similar a la integrada con un ERP, pero en este caso se integra con un sistema de gestión de cadena de suministro (SCM, por sus siglas en inglés) como parte de un módulo de gestión para administrar procesos desde la adquisición de mercancía o materias primas hasta la entrega de las mismas al cliente final.

Softwares de gestión de almacenes

  • Es una solución que permite gestionar el ciclo de vida de las mercancías. Especialmente diseñada para la industria alimenticia, proporciona una visión unificada de los procesos para reducir el tiempo de trabajo.
  • Permite agilizar los procesos de producción, implementar modelos de lean manufacturing, simular restricciones y excepciones, calcular impactos de cambios en órdenes de producción, entre otras tareas.
  • Sistema que permite cumplir con las fechas de entrega de órdenes de venta, aprovechar recursos materiales y humanos para incrementar la producción.
  • Es un sistema de planeación avanzada que permite involucrar al departamento de compras, producción, abastecimiento, entre otros que ayuden a reducir el tiempo total de los procesos y los gastos de fabricación.

Beneficios de un WMS

Al implementar un WMS, las empresas pueden acelerar las tareas, cambiar la mano de obra y generar reabastecimiento, monitorear y gestionar el flujo de pedidos salientes, eliminar los cuellos de botella y la utilización de activos en tiempo real. Esos son algunos, y a continuación presentamos otros destacados:

Costo operativo

Por medio de esta solución tecnológica se facilita la realización de los procedimientos, otorgando a la cadena de distribución un uso más efectivo, el cual ayuda a reducir los gastos, mejorar los trabajos de almacenamiento y asistir a la producción. Ayuda a optimizar el flujo del almacén.

Visibilidad amplia de inventario

Este software proporciona datos del inventario en tiempo real gracias al seguimiento que puede tener de cada materia prima y producto a través de los números de serie y códigos de barras. El WMS registra los movimientos y ubicaciones de cada uno y así, amplía la visibilidad del inventario total.

Precisión del inventario

Las pérdidas de inventario son ocasionadas por tener menos existencias de las que se muestran en las hojas de contabilidad. Con un WMS se puede conocer la cantidad de pedidos que no se han entregado, comprobar los niveles de existencias, ver el periodo estimado que tardará en agotarse un producto o en llegar a su fecha de expiración.

Gestión de facturación

El sistema WMS cuenta con herramientas que apoyan a realizar la facturación, las cuales proporcionan información basada en las actividades relacionadas con el almacén y específicamente con los proveedores. Su funcionalidad se adapta a los múltiples métodos de pago y a las plataformas de comercio electrónico.

Eficiencia laboral

Gracias a este sistema es posible asignar el método de recolección, empaque y almacenamiento más adecuado para el tipo de productos que la compañía comercializa. Ayuda a optimizar la colocación del inventario, toma en cuenta habilidades y tareas para mejorar el trabajo en equipo.

Clientes y proveedores satisfechos

Cuando se tiene una visibilidad amplia del inventario y se adquiere la capacidad de automatizar la recepción de envíos, tanto en la cadena de suministro como en la de demanda; se habla de la relación que tiene una empresa con sus clientes y proveedores, misma que puede mejorar al implementar este software.

De esta forma, este punto se considera relevante debido a que se reducen los tiempos de entrega y las imprecisiones en los pedidos y al mismo tiempo, se mejora la satisfacción de los clientes.

Logística optimizada

Los retrasos en envíos, pérdida de productos e inventarios caducados son situaciones que no se volverán a presentar al tener un WMS ya que los procesos logísticos se vuelven más ágiles y confiables.´

Características de un WMS

Un software WMS es una solución diseñada que permite administrar de manera integral las actividades de los almacenes. Mediante él, es posible dar seguimiento a los niveles de inventario, ubicación de existencias, automatizar tareas y obtener una visión global de todos los procesos.

Con el sistema de gestión de almacenes es posible obtener información detallada y útil sobre el inventario gracias a sus principales características.
Tipos de sistema de gestión de almacenes
Algunas de ellas son:

  • Es una herramienta intuitiva que otorga una visualización completa y gráfica de cada una de las ubicaciones de los materiales y productos.
  • Conociendo la ubicación de los recursos se puede recabar más información sobre las posiciones, los bloqueos, las dimensiones, las zonas de almacenamiento, etc.
  • Permite consultar y modificar los datos relacionados con pérdidas, bloqueos, reservas y espiraciones para saber la cantidad exacta de materiales y productos que pueden ser empleados o vendidos.
  • Este tipo de tecnología tiene la particularidad de automatizar actividades. De esta manera, el software realiza el cálculo de rotación de los artículos, determinando el periodo de tiempo ideal para rotarlos y no tener pérdidas.
  • Gracias a sus tareas programables es posible agilizar y optimizar el control de inventario.
  • Ayuda a detectar las áreas que carecen de eficiencia y a impulsar la venta de los productos con mayor demanda.
  • Permite un diseño de almacenes en el que se establezca un flujo de trabajo más efectivo.
  • Integración con otras tecnologías como inteligencia artificial, robótica, identificación por radiofrecuencia (RFID), códigos de barras, entre otros.
  • Gestión de todo el personal que trabaja en el almacén para dar seguimiento a sus operaciones y rendimiento.

Tecnología en sistemas de gestión de almacenamiento

Un WMS permite integrar nuevas tecnologías para tener un almacén más inteligente, que permitan optimizar las labores del personal humano e integrar procesos automatizados y/o robotizados que incrementen la eficacia.

Algunas de estas tecnologías son:

  • Inteligencia artificial
  • Machine Learning
  • Identificación con códigos de barras o sistemas RFID
  • Automatización de procesos
  • Comandos de voz
  • Robots de almacén
  • Realidad virtual o aumentada

¿Cómo elegir un sistema de gestión de almacenes?

Elegir un WMS puede ser una decisión compleja, ya que debes evaluar aspectos como: el éxito del sistema que utilizas actualmente, la cantidad de personas que trabajan en el almacén y sus requerimientos, el nivel de mercancía con la que se trabaja, así como su rotación.

Existen muchos proveedores de soluciones de software ERP y WMS. Elige aquellos que se especialicen en cadena de suministro y gestión de almacenes, inventarios y pedidos.

Una vez que tengas una lista de proveedores, puedes buscar soluciones específicas para tu almacén; por ejemplo, el sistema más sencillo para gestionar inventarios, una plataforma amigable y fácil de usar, la cantidad de usuarios que te permita utilizar el sistema, si te conviene adquirir una licencia, un sistema en la nube o uno híbrido, el tiempo que ahorrarás por hora, entre otros.

En Cimatic somos INFOR Partner y tenemos más de 20 años ayudando a las empresas con soluciones de ERP para reducir costos, mejorar su productividad e incrementar la eficiencia de los colaboradores. por lo que encontrarás soluciones específicas para la gestión de almacenes.

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