Todas las empresas tienen diversas obligaciones por cumplir en materia fiscal y administrativa, y las cuentas por pagar son una de las más importantes para las operaciones diarias y la salud financiera de cualquier organización.
En el blog de hoy te contamos todo lo que tienes que saber sobre las cuentas por pagar: qué son, cómo se clasifican y cuáles son las mejores prácticas para gestionarlas de manera eficiente. ¡Comencemos!
¡Cotiza aquí el ERP ideal para tu empresa!
Qué son las cuentas por pagar
Se conoce como cuentas por pagar a las deudas que contraen las empresas con sus proveedores por la compra de bienes o la contratación de servicios, una vez que estos han sido recibidos.
- Se relacionan con la producción de mercancía, adquisición de mobiliario, materias primas, servicios externos o cualquier otro que tenga que ver con las operaciones de la empresa.
- Deben liquidarse al proveedor en un periodo previamente acordado, que puede ser una fecha fija al mes u otra que ofrezca el proveedor.
- Se generan cuando la empresa no liquida las obligaciones consecuentes de la actividad económica de forma inmediata, convirtiéndose dentro del libro mayor general de registros contables en pasivos, pendientes de pago o deudas que no han sido liquidadas para que sean cubiertas en un plazo determinado.
Ejemplos de cuentas por pagar
- Pago de servicios: Servicios básicos como internet, electricidad, agua, gas, entre otros que sean necesarios para el funcionamiento de la empresa.
- Pago a proveedores: La materia prima para fabricar los productos o para ser vendidos por la empresa.
- Pago de nómina: El pago del salario de los empleados es parte de las cuentas por pagar. Suele llevarse a cabo de forma semanal, quincenal o mensual.
- Pago de rentas: Las empresas pueden tener diferentes locales, bodegas, almacenes, puntos de venta o stands para llevar a cabo sus operaciones, y el concepto de renta forma parte de las cuentas por pagar.
Tipos de cuentas por pagar
Si dividimos las cuentas por pagar con base en el periodo en que se tienen que liquidar, tenemos 2 tipos:
Cuentas por pagar a corto plazo
También conocidas como pasivos corrientes, son aquellas que deben liquidarse en un plazo menor a un año desde la adquisición de la deuda. Pueden pagarse de forma semanal, quincenal o mensual.
Cuentas por pagar a largo plazo
También conocidas como pasivos no corrientes, son cuentas que deben ser liquidadas en un plazo mayor a un año.
Otra forma de clasificar las cuentas por pagar es:
Cuentas por pagar comerciales
Son las correspondientes a bienes físicos registrados como mobiliario y suministros de oficina.
Gastos diversos
Son compras realizadas por la compañía que pueden facturarse, como publicidad, entretenimiento, gastos de representación o de viáticos y servicios externos.
Por qué es importante tener una buena gestión de las cuentas por pagar
Para que las empresas prosperen, es fundamental contar con una buena salud financiera, lo cual implica llevar un control adecuado de las cuentas por pagar. Una gestión eficiente permite:
- Mantener la contabilidad del negocio actualizada y ordenada
- Cumplir puntualmente con los pagos a proveedores y empleados
- Evitar el pago de intereses, recargos o penalizaciones
- Conservar beneficios comerciales (ej. esquemas de pago a meses sin intereses)
Además, un control adecuado de las cuentas por pagar contribuye directamente al cumplimiento de las obligaciones fiscales, ya que facilita:
- El registro correcto de facturas, tanto de proveedores como de empleados
- La aplicación adecuada de deducciones fiscales
- El control y la validación de la información de facturación
- La prevención de errores, inconsistencias o discrepancias fiscales
Llevar un seguimiento preciso de las cuentas por pagar es indispensable para reducir riesgos financieros y evitar observaciones o auditorías.
Buenas prácticas en la gestión de las cuentas por pagar
Digitalizar la base de datos
Es poco probable que aún en la actualidad haya empresas que lleven su registro contable en papel. No obstante, las hojas de cálculo son algo casi igual de obsoleto. Las empresas requieren que sus departamentos estén conectados mediante un sistema de gestión documental que permita una visualización integral de las áreas relacionadas.
En este sistema se pueden visualizar notas de crédito, facturas, guías de despacho, fechas de vencimiento, abonos y todo lo relacionado con el departamento de cuentas por pagar.
Optar por un sistema ERP para gestionar las cuentas por pagar
Los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) son de gran ayuda para optimizar el departamento de cuentas por pagar, especialmente porque cuentan con un módulo específico para esta área.
Con un ERP se puede tener visibilidad de las áreas relacionadas con las cuentas por pagar, además de la posibilidad de automatizar tareas específicas, como recordatorios de fechas de pago o la programación de pagos para que se emitan automáticamente en una fecha determinada.
Portal para proveedores
Algunos softwares de gestión documental cuentan con un portal de proveedores para conocer el estado de pago de una factura u otra información relacionada. Esto es de gran ayuda para:
- Mejorar los tiempos de atención al cliente
- Reducir el trabajo del personal de cuentas por pagar
- Optimizar la relación con proveedores
Cimatic tiene el ERP ideal para tu empresa
¿Necesitas mejorar el estado fiscal de tu empresa? En Cimatic encontrarás el sistema ERP ideal para las necesidades de tu empresa: desde reducir costos y aumentar ingresos, hasta mejorar la toma de decisiones y tener el control de todas las áreas de tu organización.
En Cimatic contamos con el ERP de Infor y somos proveedores de Quality Management System, la garantía de calidad en soluciones empresariales en la nube que se adapta a las empresas de todos los sectores para la optimización de sus operaciones.
Te invitamos a conocer más sobre nuestras soluciones diseñadas para los diferentes sectores, incluyendo ERP para construcción, sistema de gestión de calidad, sistema PLM, ERP contable, ¡y muchos más!
Contáctanos para más información
Explora nuestro sitio, mándanos un correo a info@cimatic.com.mx o llámanos al teléfono 1500 0780. Con gusto te atenderemos.
