Las empresas tienen obligaciones que cumplir en cuestiones fiscales y administrativas. Las cuentas por pagar son una de ellas, que es clave en la operación y salud financiera. Hoy te contaremos todo lo que tienes que saber sobre las cuentas por pagar: qué son, como se clasifican y cómo tenerlas bajo control.
¿Qué son las cuentas por pagar?
Se conoce como cuentas por pagar a las deudas que las empresas adquieren con sus proveedores por la adquisición de bienes o servicios después de que estos hayan sido recibido y que se relacionen con la producción de mercancía, adquisición de mobiliario, materias primas, servicios externos o cualquier otro que tenga que ver con las operaciones de la empresa.
Estas deudas deben liquidarse al proveedor en un periodo previamente acordado, que puede ser una fecha fija al mes u otra que ofrezca el proveedor para tener una mejor relación con sus clientes.
En general, las cuentas por pagar se generan cuando la empresa no liquida las obligaciones consecuentes de la actividad económica de forma inmediata, por lo que forman parte del Libro Mayor General de registros contables como un pasivo, pendiente de pago o deuda que no ha sido liquidada para que sean cubiertas en un plazo determinado.
Ejemplos de cuentas por pagar
- Pago de servicios. Los servicios básicos como internet, electricidad, agua, gas, entre otros que sean necesarios para el funcionamiento de la empresa.
- Pago a proveedores. Las materias primas para fabricar los productos la empresa, o para ser vendidos por la empresa. Por ejemplo, una empresa de carpintería necesita proveedores de madera, herrajes y pintura para desarrollar su actividad principal, que es fabricar muebles de madera y venderlos.
- Pago de nómina. El pago del salario de los empleados se vuelve parte de las cuentas por pagar y suele llevarse a cabo de forma semanal, quincenal o mensual.
- Pago de rentas. Las empresas pueden tener diferentes locales, bodegas, almacenes, puntos de ventas o stands para llevar a cabo sus operaciones y el concepto de renta forma parte de las cuentas por pagar.
Tipos de cuentas por pagar
Con base en el periodo en que las cuentas por pagar se tienen que liquidar, existen dos tipos:
- Cuentas por pagar a corto plazo. También se conocen como pasivos corrientes y son aquellas que se deben liquidar en un plazo menor al año desde la adquisición de la deuda. Algunos deben hacerse de forma semanal, quincenal o mensual.
- Cuentas por pagar a largo plazo. También conocidas como pasivos no corrientes, son cuentas que deben ser liquidadas en un plazo mayor a un año.
Otra forma de clasificarlas es:
- Cuentas por pagar comerciales. Son las correspondientes a bienes físicos registrados como mobiliario y suministros de oficina.
- Gastos diversos. Son compras realizadas por la compañía que pueden facturarse, como publicidad, entretenimiento, gastos de representación o de viáticos y servicios externos.
¿Por qué tener un control de cuentas por pagar?
Para que las empresas prosperen deben tener una buena salud financiera, por lo que necesitan llevar un buen control de sus cuentas por cobrar. De este modo no solo se aseguran de mantenerse al día con la contabilidad del negocio, sino de tener buena relación con los proveedores, empleados, de no pagar intereses, recargos, ni perder beneficios que les den algunos de sus proveedores, como pago a meses sin intereses.
Por otro lado, un buen control de cuentas por pagar es de gran ayuda para mantener el control fiscal de las empresas al pagar las facturas correspondientes a cada empleado o proveedor y realizar su deducción correspondiente. El control de la información de la facturación es indispensable para evitar errores fiscales o discrepancias que puedan llevar a las empresas a una auditoría con el SAT.
¿Cómo llevar un control de cuentas por pagar?
DIGITALIZAR LA BASE DE DATOS
En la actualidad, es poco probable que queden empresas que lleven su registro contable en papel. Sin embargo, las hojas de Excel son algo casi igual de obsoleto. Las empresas necesitan que sus departamentos estén conectados mediante un sistema de gestión documental que permita una visualización integral de las áreas relacionadas.
En este sistema se pueden relacionar las notas de crédito, facturas, guías de despacho, fechas de vencimiento, abonos y todo lo relacionado con el departamento de cuentas por pagar para que no se pierda ningún dato.
OPTAR POR UN SISTEMA ERP
Los sistemas de planificación de recursos empresariales, ERP son de gran ayuda para optimizar el departamento de cuentas por pagar, especialmente porque cuentan con un módulo específico para esta área.
Con un ERP puedes tener visibilidad de las áreas relacionadas con las cuentas por pagar, además de la posibilidad de automatizar tareas específicas, como recordatorios de fechas de pago, o incluso programar los pagos para que se emitan automáticamente en una fecha específica.
CONTAR CON UN PORTAL PARA PROVEEDORES
Algunos software de gestión documental cuentan con un portal de proveedores para conocer el estado de pago de una factura u otra información relacionada. Con esto no solo se mejoran los tiempos de atención al cliente, sino que se reduce el trabajo del personal de cuentas por pagar de atender llamadas, preguntas o mensajes relacionadas con el estatus de pago.
Con un portal para proveedores, ellos ingresan para tener la información sobre sus facturas, lo que falta por cobrar y los pagos realizados.
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